【2024年最新】シフト表の作成・管理ができるおすすめアプリ12選

たくさんのアルバイト・パートスタッフを抱える店舗ではシフト表の作成・管理に膨大な工数がかかっているのではないでしょうか？ 毎月必ず発生する作業だからこそ、作業負荷を減らし、効率化したいと考える方も多いのではないでしょうか。 シフト表の作成・管理の工数を減らすには、シフト管理アプリの活用がおすすめです。 アプリやシステムを導入することで、手書きやExcelによるシフト作成・管理に比べ、かなりの工数を削減することができます。 この記事では、シフト作成・管理にツールを利用するメリットや、おすすめのアプリについて解説します。

シフト作成・管理にアプリを使うメリット

シフト管理者（主に店長）は、毎月店舗で働くスタッフのシフト作成をしなければいけません。 手書きやExcelでシフト表を作成する場合もありますが、そもそもの工数がかかるうえ転記ミスが起きてしまうことも少なくなく、手作業でのシフト作成には限界があります。 そこでおすすめなのが、シフト管理アプリの活用です。ミスなく簡単にシフト作成・管理ができるようになります。 ここからは、シフト管理アプリを使う具体的なメリットを見ていきましょう。

シフトの管理者のメリット

シフトの管理者(店長)のメリットは4つあります。それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

シフト表の管理工数を削減できる

紙やExcelでシフトを作成する場合、以下のような作業が必要です。 シフト表の作成は、スタッフのシフト希望やスキル・ポジション・曜日などを総合的に判断した上で行う必要があるので、非常に複雑です。 特にシフト管理者（店長）になってすぐのうちは、慣れないことも多く、かなりの時間がかかります。加えて、営業時間の間は店舗の通常業務で忙しく、営業時間の合間や営業時間外でシフト表を作成する方がほとんどです。 しかし、アプリでシフトを作成すれば、このような負担は大幅に軽減されます。店舗の通常業務に集中できる時間を確保することが可能です。

転記や共有時のミスを減らせる

紙やExcelの場合、転記ミスや共有忘れなどが起きやすくなります。スタッフから提出された複数のシフト希望を見ながら、間違えないように転記するのは根気のいる作業です。 さらに、複数人の調整作業も手作業で行う必要があり、間違えてしまったときの修正も大変です。 また、週に1〜2日ほどしか出勤しないスタッフの場合、店舗に貼り出したシフト表をすぐに確認できません。そのため、シフト表を確認するためにわざわざ店舗まで来なければいけないなど、スタッフにも負担をかけてしまいます。 加えて、シフト表を確認していない人がいても管理者（店長）側から確認できません。 一方で、シフト作成ツールを使えばスタッフのシフト希望が自動で反映されるので、転記ミスを防ぐことができます。 さらにシフトが確定したら自動的にスタッフに通知が届くため、共有忘れのリスクもないですし、スタッフも手元のスマホから簡単にシフト表が確認できるようになります。

複数人のシフト調整でも簡単

紙やExcelでシフト表を作る場合、複数人のシフト希望を見ながら調整するのはかなりの手間がかかります。さらに、シフト希望を提出期限までに出さない人がいると、催促する手間もかかってしまいます。 しかし、シフト作成ツールを使えば入れ替え作業も簡単にできます。未提出のスタッフがいる場合も、自動でアラートを出してくれるので、わざわざシフト管理者（店長）が個別に催促する必要がありません。 また、欠員が出てしまった場合でも、アプリから近隣の店舗に補填要員を要請することができるものが多いです。

適正シフトに基づいたシフト作成が可能

シフト作成ツールを利用すると、店舗・曜日・時間ごとに必要な人員をポジション別に設定したり、必要な人件費と実際の人件費を比較しながらシフトを組んだりできます。 このようなシフト作成をサポートする機能があることで、ムリ・ムラ・ムダのないシフト管理を実現できます。手作業よりも、正確かつ簡単に管理できる点もメリットです。

法律や勤務条件に違反しない労務管理ができる

シフト管理者(店長)にとって、スタッフの労務管理も重要な仕事の1つです。 店舗では、特定のスタッフが長時間働いていたり、連勤していたりするケースも珍しくありません。扶養の関係で労働時間をある程度抑えたいスタッフもいるでしょう。そのような状況で、手作業でスタッフ全員の労務管理を行うのは簡単ではありません。 しかし、シフト作成ツールを導入すれば、シフト表の作成時に労働基準法や所定労働時間などに反しているとアラートで通知してくれます。 不適切なシフト管理は、会社の社会的な信用度にも影響を与えかねません。気づかないうちに法定労働時間を超えて働いているというような、思わぬトラブルを避けるためにもシフト管理アプリの活用はおすすめです。

シフト希望を伝えるスタッフのメリット

シフト作成ツールを使うと、働くスタッフ側にもメリットがあります。スタッフのメリットとしては、シフト希望の申請やシフト確認の手間を減らせることが挙げられます。

シフト希望の申請が簡単にできる

シフト作成ツールでは、スタッフがアプリ上でシフト希望の日程を選ぶだけで、簡単に申請を行えるタイプがあります。 ツールを使わない場合は、シフト希望を用紙に書いて提出するか、私用のメールやSNSなどで連絡しなければなりません。手間がかかるだけでなく、提出をし忘れてしまうおそれもあります。 シフト作成ツールのなかには、提出していないスタッフに通知が届く機能が付いているものもあり、申請漏れを防いで簡単に提出することが可能です。

自宅や外出先からでもアプリでシフトが確認できる

シフト作成ツールには、確定したシフトをアプリ上で共有できるタイプもあります。そういったツールを使えば、わざわざ店舗へ行ったり、誰かに確認したりしなくても、スタッフ自身が自分のスマホアプリからシフトを確認できます。 シフトを早く知りたい場合や、次回の出勤日まで日が空いている場合などは、特に便利です。

シフト作成・管理アプリの選び方

シフト作成やシフト管理が可能なアプリは多くの会社が提供しているため、選び方がわからない人も多いのではないでしょうか？ ここからは、シフト作成やシフト管理のアプリの選び方について5つのポイントをご紹介します。

自社の業種に合っているか

医療機関、サービス業、一般企業の事務職など、自社の業種によって適切なシフト管理アプリは異なります。特に看護師や介護士の場合は、日勤のみの仕事とは異なり日勤・夜勤・早番・遅番など勤務体系が独特です。 そのため、アプリが自社の勤務体系に対応しているのか確認しておく必要があります。 また、飲食業やサービス業のように学生が多く働く業種の場合は、プライベートの予定も一括で管理できるアプリがおすすめです。 スキマ時間で働く人も多いため、スケジュール管理が把握しやすく、出勤忘れをするリスクも減らせます。

どこまで自動作成するか

完全自動でシフトを作成できるアプリが理想ですが、そういったアプリの場合、企業独自のルールやスタッフ個人の希望なども含めてすべて自動でシフトに反映するのが難しい場合がほとんどです。 自動化できる部分と自身で作業が必要な部分を確認した上で、もっともシフト作成が効率化できるアプリを選ばなければなりません。 例えば、複雑なシフトを作成したい場合は、社内ルールや労働基準法の遵守、イレギュラー（急な欠勤やスケジュールの変更）などに対応したアプリを選びましょう。 どうしてもアプリで対応できない部分については適宜修正を行うという流れにすると、シフト作成時の負担を大幅に減らせます。

見やすく使いやすいか

高機能なアプリであっても高校生から年配まで幅広い年代のスタッフが使いこなせるものでなければ、定着が進みません。できるだけ、操作が簡単で見やすいアプリを選びましょう。 テスト導入が可能なアプリであれば、実際に現場のスタッフにお試し価格で使ってもらってから導入できるので安心です。

柔軟なシフト体制に対応できるか

シフト体制は会社の業種によっても異なります。スタッフが全員9時〜18時くらいで働く正社員であれば、どのアプリを使っても問題ありません。 しかし、夜勤・早番・遅番のように特別な時間に働くスタッフを抱えている店舗もあります。特に看護師や介護士などの職業は夜勤があるため、日勤の勤務体系しかない会社と比べると、やや特殊です。 柔軟なシフト体制に対応できるアプリを選ばなければなりません。

プッシュ通知やアラート機能があるか

シフト管理のアプリを選ぶ際に、プッシュ通知やアラート機能があるかどうかも確認しておきましょう。プッシュ通知は確定シフトの共有やシフト希望の催促をするときに活用できる機能です。 アプリを使わない場合、これらの作業をすべて個別に対応する必要があるので、多くの時間がかかります。 また、長時間労働が続いている場合や外国人留学生の労働時間が上限を超えそうな場合は、アラートが表示されるアプリもあります。 シフトの作成だけでなく労務管理の負担も減らせるのです。

シフト作成・管理ができるアプリ12選

適切な人員配置を行うためには、ポジションやスキル、曜日や時間帯などさまざまな条件を考慮してシフトを作らなければいけません。煩雑なシフト作成をより効率化するためには、シフト作成・管理ができるアプリの活用がおすすめです。 ただし、アプリによって機能や特徴は異なるので、自社に合うものを選びましょう。 ここからは、シフトの作成・管理ができるアプリを12個紹介します。

はたLuck

「はたLuck」はチェーン店や多店舗運営に特化したシフト管理アプリです。適正なシフト作成・管理をサポートする機能が充実しています。 「はたLuck」には以下のような機能があります。

シフト希望の提出・調整・確定までアプリ内で完結。回収したシフト希望は自動でシフト表に反映

「はたLuck」を利用すると、アルバイト・パートなどのスタッフがアプリ上で入力したシフトが、シフト作成画面に自動で反映されます。期限までにシフトを提出していないスタッフには、自動でアラートが届くため、個別に連絡する必要はありません。シフトの回収から作成までの負担が大幅に削減され、業務の効率化につながるでしょう。

最適シフトの作成を楽に

適正シフト機能では、さまざまな条件を設定することで、それに適したシフトを組むことができます。例えば店舗別、曜日別、時間帯別、出勤人数、スタッフの習熟度などを決めると、その条件に応じたシフトを作成することが可能になります。 ポジション登録とは、店舗内のポジション・役割を登録しておける機能です。ポジションごとに必要な人数を設定できるため、適正シフト機能と組み合わせることで、さらに効率よくシフト作成を行えます。 それぞれのポジションの人数が足りなくなるといった状況や、反対に必要以上の人数を配置してしまって人件費が余分にかかる状況もどちらも防ぐことができます。

「定期シフト」機能で固定シフトを登録して効率化

「はたLuck」には、決まった曜日や時間帯に働くスタッフのシフトをあらかじめ登録できる「定期シフト」機能があります。「固定の勤務シフトで働いている」「休みの曜日が決まっている」というスタッフがいる場合に便利です。 一度設定された定期シフトを、スタッフ本人が個別に修正することもできます。業態を問わず、さまざまな現場でご活用いただける機能です。

「ヘルプ募集」機能で複数店舗間でヘルプ調整ができる

「ヘルプ募集」機能では複数店舗間でヘルプの募集・応募が可能です。同じエリア内の他店など、指定した店舗に向けてヘルプ募集を行なえます。従業員はアプリから応募できるため、一人ひとりに出勤可否を確認する時間と手間が軽減されます。 また、シフト管理者と従業員の「専用トークルーム」が開かれ、応募前から募集内容について質問したり、ヘルプ決定後も勤務前にやり取りできる点も便利です。 コロナ禍をきっかけに人手不足が加速化する店舗サービス業にとって、最適な人員配置は 大きな課題です。 「はたLuck」では、適正なシフト管理を実現する様々な機能を搭載しています。 さらに、シフト作成状況や欠員状況などのシフトに関するデータを集計し、店舗や曜日、ポジションごとなど多角的にシフトを分析することができます。 分析結果から、ポジションの拡充や人員の再配置などの改善策を考案することが可能です。 そのほか、本部・店舗・スタッフ間のコミュニケーション機能やエンゲージメント向上機能、マニュアル機能など店舗運営に役立つ機能も搭載されている点が特徴です。

Shiftmation

Shiftmationは、人工知能でシフト表を自動作成できるアプリで、以下の機能があります。 自動作成後には過不足をグラフや数字で表示されるので、簡単に修正することができます。 また、月間勤務シフトの自動作成結果をもとに休憩や当番業務などのタスクも自動で割り当てます。 プランは３種類あり、スタンダードプランやプレミアムプランを選ぶと、スタッフへのメール配信や外部カレンダーとの連携も利用可能です。 さらにチャットサポートもあるので困った時はすぐに問い合わせることができます。

Airシフト

Airシフトは、シフトの収集・作成・調整・共有といった基本的な機能を利用でき、以下のような機能もあります。 欠員が出た場合などシフトの調整をしたい場合は、シフトボードでかんたんにスタッフとやり取り可能です。 さらに、タイムカード機能や特定の人事労務管理ツールとのデータ連携機能など拡張性が高い点が特徴です。 利用開始月と翌月は無料で体験できます。

らくしふ

らくしふはLINEおよびLINE WORKSを活用したシフト作成アプリで、以下の機能があります。 シフトの提出がLINEでできるのはもちろん、シフト提出開始の連絡や未提出者への催促なども自動でできます。また、設定した人数や人件費を見ながら、適正なシフト作成をサポートします。 さらに、人件費や総労働時間などを用いた「人事売上高」を見ながらシフト表を作成できるなど、人件費管理まで対応できます。

勤務シフト作成お助けマン

勤務シフト作成お助けマンは、JRシステムが提供するシフト作成アプリで、主に以下の機能があります。 勤務シフト作成お助けマンでは、早番や遅番、夜勤向けの「勤務シフト作成お助けマンDay」とアルバイト・パートなどのスタッフ向けの「勤務シフト作成お助けマンTime」を提供しています。 勤務シフト作成お助けマンDayの場合、総労働時間・担当可能シフト・スタッフの組み合わせなど細かい条件を設定可能です。 勤務シフト作成お助けマンTimeは、連続勤務や外国人留学生の勤務時間制限、休憩時間の配分など法令を遵守しながらのシフト作成が簡単にできます。 2ヵ月間の無料テスト導入もあるので、シフトの精度や使用感なども確かめることができます。

ジョブカン

ジョブカンは、勤怠管理とシフト管理が一体になったアプリで、以下の機能を利用できます。 ジョブカンは、LINEから直近7日後までのシフトを確認できます。加えて、早番や遅番などのパターンが決まっているシフトも作成可能です。 また、シフト作成だけでなく勤怠管理もできるため、打刻・スタッフの勤務状況の確認・休暇申請なども可能です。 「出勤管理だけ」「シフト管理だけ」といった必要な機能だけを利用することもでき、カスタマイズ性が高い点もメリットの１つです。

R-Shift

R-Shiftは、小売業・サービス業向けのシフト管理システムです。 さまざまな条件を考慮した複雑なシフト表でもAIが自動で作成できます。 スタッフのスキルや経験年数も考慮した作業割当表も作成できるので、生産性が向上します。 さらに、他店舗も含めて不足人員や余剰人員を時間帯毎に確認できるので、店舗間での応援もしやすくなるでしょう。

Optamo

Optamoは、自社の技術である組み合わせ最適化アルゴリズムを応用してシフト表やタスク表を自動作成できるクラウドサービスです。 Optamo Lite Rは、シフト表作成に特化したプランで、シンプルなシフト表を作成したい方におすすめです。 スタッフ個人のスキルなど複雑な条件を考慮したシフト作成が必要なら、Optamo for Shiftが良いでしょう。スタッフ画面を利用したシフトの提出や確認が可能です。 作成したシフトは、勤怠管理システムにCSV形式で取り込めるので、予実管理もしやすくなります。 Optamo for Taskはシフト管理とあわせて日別でのタスク割当も可能なプランです。シフトとタスクを一元管理したい方におすすめです。

シフオプ

シフオプは、株式会社リクルートジョブズが手がけるシフト作成・管理システムで、以下の機能があります。 シフオプを使えば、現場ごとに人数の過不足や人件費をリアルタイムで把握できます。 そのため、欠員の補充もスムーズに可能です。また、シフトを組んだときに法律が遵守されていない場合は、アラートにより通知されるのでコンプライアンスの強化を図れます。 さらに、簡単な操作でスタッフとやり取りできるので、自店舗や多店舗からのヘルプも募りやすくなります。

SHIFTEE

SHIFTEEは、充実した機能によりシフト管理を簡単に効率化できるクラウド型システムです。主な機能として以下があります。 このほか、日ごとのラインシフトや月間シフトがExcelで出力できるため、印刷も簡単。すべての店舗のシフトのリアルタイム確認機能やヘルプ募集機能など、店舗間の連携に役立つ仕組みも備わっています。 「スキル登録」の機能を使えば、各スタッフのスキルバランスを踏まえた最適な人員配置が可能に。スタッフの時給を入力すれば人件費予算に沿ったシフト作成ができるなど、かゆいところに手が届く機能が充実しています。

おまかせシフト

おまかせシフトは、人数制限がなく一律料金で利用できるシフト作成ツールです。主に以下の機能があります。

• • 休憩時間や勤務パターンを登録できる

• • １時間ごとのスタッフ人数を自動集計

• • シフトの作成周期を指定可能

おまかせシフトでは、1か月や1～4週間、1～50日間などからシフトの作成周期を選択できます。 指定期間に対して、シフト希望や固定シフトを一括で反映させられるので、シフト作成の効率化が可能です。また、時間ごとに必要なスタッフ数も表示されるため、過不足を一目で確認できます。 人数制限なく一律料金なので、小規模の飲食店・小売業をはじめとし、あらゆる業種の企業で利用可能です。30日間の無料期間ではすべての機能を試すことができます。

ジョブスイート パートタイム

ジョブスイートパートタイムは、株式会社ステラスが提供しているシフト作成ツールで、主な機能は以下のとおりです。

• • 店舗情報やスタッフ情報の登録

• • シフト作成期間を指定してのシフト表作成

• • シフト希望の提出・回収・反映

• • スタッフは日別でシフトの可否を選択可能

シフトの収集・作成から共有までをすべてオンライン上で行なえるだけでなく、ステラスが20年以上運営している採用管理システムのノウハウを活かし、個人情報漏えいの防止などの万全なセキュリティ対策を施している点が特徴です。 柔軟なカスタマイズによって、ユーザーの権限や業務プロセスの変更にも細かく対応できるほか、幅拾い業種のシフト作成にも利用できます。

シフト作成・管理アプリなら「はたLuck」がおすすめ

アルバイト・パートスタッフのシフトの作成および管理ができるアプリを探している人には、店舗サービス業に特化した「はたLuck」がおすすめです。 ここからは、「はたLuck」の特徴について見ていきましょう。

✉️はたLuckの「シフト機能」の資料をダウンロードする

「はたLuck」では、4つの特徴があります。順番に解説していきます。

アプリ内でシフト作成・調整・共有が完結

「はたLuck」では、アプリ内でシフトの作成・調整・共有が完結します。スタッフのシフト希望は、自動的に管理画面に反映されるので転記ミスは発生しません。 アプリから確定したシフト表の確認ができるので、スタッフはわざわざ店舗まで行って確認する手間が省けます。 さらに急な欠員が発生した場合には、同じエリア内のスタッフに一斉に募集をかけることができ、スピーディーな補充が可能です。

売上や客数など予算に沿ったシフト管理を実現

「はたLuck」を利用すれば、売上や客数など予算に応じたシフト管理を実現できます。シフトを作成する場合、1日ごとに決められた予算に基づいてスタッフと人数を決めなければなりません。 「はたLuck」には予算連動マスター機能があり、売上や客数などの情報をもとに必要な人員配置がしやすくなります。

スタッフの勤務条件にあわせた労務アラートを表示

スタッフのシフト希望や最適な人員配置を考慮したうえで、労務上問題のない形でシフトを作成するのは至難の業です。 「はたLuck」には労務アラート機能があり、労働基準法に違反するシフトが組まれた場合には自動でアラートが表示されます。 さらに、カスタムアラート機能もあり、外国人留学生や社会保険未加入のスタッフなどの勤務条件を設定すれば、条件違反のシフトに対してアラートが表示されます。 このようなスタッフの属性に基づいた複雑なシフト表でも、簡単に作成することができます。

適正シフトに基づいたシフト作成が可能

ムリ・ムラ・ムダのないシフトを作成するには、スタッフのポジションや曜日・時間などさまざまな条件を加味しなければいけません。シフト管理者（店長）の経験や勘に頼ってしまいがちですが、管理者（店長）ごとにシフトの質にばらつきが出るうえ、非効率的でしょう。 「はたLuck」では、店舗別・曜日別・時間別に必要な人員をポジションごとに設定でき、適正シフトを簡単に作成できます。 シフトパターンを設定すれば、パターンごとの必要な人数を基準にした最適な人員配置が作成でき、さらに効率的です。

固定シフトはあらかじめ登録して効率化

「はたLuck」の定期シフト機能なら、固定の勤務シフトをあらかじめ登録しておくことができます。「固定の勤務シフトで働いている」「休みの曜日が決まっている」というスタッフがいる場合におすすめ。先にまとめて登録しておけば、あとは他のスタッフのシフトを埋めていけばOKです。

欠員時のヘルプスタッフ募集もアプリ上で完結

なかなかシフトが埋まらないときは「はたLuck」のヘルプ募集機能が便利です。この機能では、同じエリア内の他店舗など指定した店舗に向け、手軽にヘルプスタッフを募集できます。スタッフもアプリ上で募集を確認し、応募することができるので、ヘルプスタッフ確保がアプリ内で完結します。

シフト作成・管理アプリ「はたLuck」の導入事例

「はたLuck」を導入した株式会社東京ドーム様と共和建物管理株式会社様、株式会社バンダイナムコアミューズメント様の事例を紹介します。導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

株式会社東京ドーム

東京ドームシティなどを運営する株式会社東京ドーム様は、球場内のショップで400人以上のアルバイトを雇用しています。 1人のスタッフが1日に5～6店舗（約100人）のシフトを作成しており、担当者に大きな負担がかかっていました。シフトの共有に紙を用いていたことや、採用していたツールが業務形態に合わなかったことなどが理由です。 しかし、「はたLuck」を導入したことで、従来の作業時間の7割程度でシフトを作成できるようになりました。東京ドームでの野球の試合の有無にかかわらず、さまざまなシフトパターンにも対応でき、作業の負担が大幅に軽減されました。

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共和建物管理株式会社

共和建物管理株式会社様は、東京や神奈川において、清掃管理をはじめとしたビル施設管理業務を行っています。 従来は紙でシフト管理をしていたため、シフトの作成や変更に負担がかかっており、それらの課題解決のために「はたLuck」を導入されました。 導入後は、シフトの作成や変更にかかる負担を軽減できただけでなく、現場で働く外国籍スタッフとのやりとりもアプリで円滑になりました。会社の成長と定着率の向上に「はたLuck」の機能を活用しています。

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株式会社バンダイナムコアミューズメント

株式会社バンダイナムコアミューズメント様は、ゲームセンターの運営を行っています。 それまでシフトの作成にExcelを使用していましたが、「はたLuck」の導入により、作業の負担が大幅に軽減されました。Webレポートによってシフト管理状況が把握できるようになり、人員配置の最適化に加え、スタッフの人件費のコントロールがしやすくなっています。 さらに、スタッフ同士のコミュニケーションが促進され、アプリを通じて施設の状況を報告できるようになったため、複数店舗の管理をスムーズに行えるようになりました。

✉️株式会社バンダイナムコアミューズメントの導入事例をダウンロードする

シフト表作成・管理アプリを活用して負担を減らそう

シフト作成・管理アプリを活用すれば、大幅に管理工数を削減できます。転記や共有ミスなども起きにくくなるので、より確実にシフトを作成できるでしょう。 また、シフト表作成・管理アプリを選ぶときは、自社の求めている条件に合うものを選ぶのが重要です。 例えばシフトを自動作成できるアプリでも期待通りのシフト表を作ることは難しく、部分的に自動化した方が効率的というケースも多いです。 ここまでの工程がどれだけの精度で自動化できるのかは確認したほうが良いでしょう。 シフト作成・管理アプリを検討中の方には、「はたLuck」をおすすめします。「はたLuck」を使えば、アプリ内でシフト管理が完結するほか、適正シフトを実現する機能も充実しています。 ぜひ、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

はたLuckサービス概要資料、導入事例集