低コストで実装可能！モバイルデバイスを活用した業務効率化とセキュリティ対策の最新情報

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更新日：2024年2月22日(木)

賛助会員からのお知らせ

新型コロナウイルスの影響で、多くの職種でリモートワークが普及してきました。これは、大企業だけではなく、中小企業でも同じです。

その結果、モバイルデバイスを活用する場面も増えてきました。企業にとって、スマホ、タブレット、Wi-Fiルーターなどのモバイルデバイスの活用は、業務効率化につながる手段となります。

ただし、モバイルデバイスを活用するためには、コストとセキュリティについても考えなければいけません。

本記事では、業務効率化のためにモバイルデバイスを導入する際、低コストで実装可能なものについて紹介します。また、セキュリティに関する最新情報も紹介しますので、ぜひ合わせてご覧ください。

モバイルデバイスの導入を検討している中小企業に対して、コストやセキュリティを含めて提案するのに役立ちます。

モバイルデバイスの活用と業務効率化の可能性

モバイルデバイスを活用すれば、業務プロセスを効率化できる可能性があります。モバイルデバイスを活用することで、場所に関係なくどこでも業務を行うことができるからです。

ここでは、以下の2つに分けて活用と業務効率化の可能性について解説します。

モバイルデバイスの現状と活用事例
低コストで実装可能な業務効率化ツールやアプリケーションの紹介

それぞれ、詳しく紹介します。

モバイルデバイスの現状と活用事例

スマートフォンやタブレット、Wi-Fiルーターなどの携帯可能なデバイスは、その手軽さと拡張性から業務の多様なシーンで活用されています。

営業先でのプレゼンテーションなどでタブレットが活用されるケースも増えており、外出先からデータにアクセスするために使用するのも、スマートフォンやタブレットです。

Wi-Fiルーターを活用して安定したネット環境を確保してリモートワークの効率を上げている企業もあります。

これらの活用事例から、モバイルデバイスはビジネスシーンで幅広く使用されており、業務効率化に貢献しています。ただし、データ管理やセキュリティなどは重要な課題となるため、適切な対策が求められます。

低コストで実装可能な業務効率化ツールやアプリケーションの紹介

モバイルデバイスの活用は、業務効率化を実現するために有効です。具体的には、以下のようなツールやアプリケーションを使うと効果的です。

【クラウドストレージサービス】

クラウドストレージを利用することで、従業員間でのファイル共有が容易になります。これにより、情報の共有や更新がスムーズになり業務効率化に貢献します。

例：Googleドライブなど

【プロジェクト管理アプリ】

アプリを導入することで、プロジェクトの進捗管理やメンバー間のコミュニケーションが円滑になります。作業の進捗状況が一目でわかり、無駄なタスクを増やす必要がなくなります。

例：チャットワークなど

【オンライン会議ツール】

物理的に移動して行っていた会議が、ツールを用いることで場所に関係なく実施できます。これにより移動時間がゼロになりその分を他の業務にあてることが可能となり効率化できます。

さらにオンライン会議ツールをカレンダーと連携しておくことで、会議開始前にリマインダーを送ってもらうことも可能です。リマインダーを活用することで、会議を忘れることも防げます。

例：Zoomなど

リモートワークをサポートするモバイルデバイスの活用法

とくにモバイルデバイスが活躍する場面がリモートワークです。リモートワークでの活用法について、以下の2つのテーマで紹介します。

リモートワークの現状と課題
効果的なリモートツールの紹介

それぞれ詳しく解説します。

リモートワークの現状と課題

現在、多くの企業がリモートワークを導入しています。これにより働き方の多様化も進んでいますが、新たな課題もあります。

コミュニケーションが難しかったり情報共有が遅れたりする課題のほかにも、セキュリティ対策が十分できていないという課題もあります。

また、中小企業ではリモートワークに必要なツールやシステムの整備にコストも発生するため、負担が大きくなり、経済的なコストも課題となっています。

課題	解決策
円滑なコミュニケーションがとりにくい	オンラインツールの導入
情報共有にタイムラグが発生する	クラウドストレージの活用
セキュリティ対策に不安がある	2要素認証などのセキュリティ対策
経済的なコストが負担になっている	低コストのモバイルデバイスの導入やツールの活用

これらの問題を解決するためのカギは、低コストで実装できるモバイルデバイスの活用です。

効果的なリモートツールの紹介

リモートワークの推進には、コミュニケーションの効率化や時間管理の課題があります。ただし、適切なツールを活用することで、これらの問題は解決可能です。

たとえば、リモートツールとして、オンライン会議にはZoomやTeamsなどの会議ツールが活用できます。これらのツールは画面共有やファイル送信などの機能があるため、適切なコミュニケーションが可能です。

また、メッセージのやり取りやデータ共有、スケジュールの管理には、LINE WORKS（ラインワークス）やChatwork（チャットワーク）も活用できます。

モバイルデバイスによるデータ管理とセキュリティ

リモートワークが普及した現状では、モバイルデバイスは業務効率化に欠かせないものとなっています。業務効率を高める一方で、データ管理とセキュリティ対策は大きな課題です。

ここでは、以下の2つについて解説します。

モバイルデバイスが担うデータ管理の重要性
最新のモバイルデバイス管理ツール

それぞれ、詳しく解説します。

モバイルデバイスが担うデータ管理の重要性

モバイルデバイスのデータ管理は重要な課題のひとつです。

社員一人ひとりが所有するスマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスでは、企業の重要な情報が日々更新されています。それらのデータを適切に管理して、セキュリティを確保することは企業にとって必須の課題です。

業務データの管理方法としては、クラウドストレージの活用が一般的です。パスワードの設定や定期的なOSのアップデート、不要なアプリの削除など、基本的なことから始めましょう。

データなどの情報漏えいを防ぐためにも、専用のセキュリティアプリも導入するとよいでしょう。

また、社員の意識と行動も求められます。カフェで他人に情報をみられないように配慮する必要やデバイスを忘れず持ち帰ることの重要性についても教育が必要です。

機能	詳細
リモートロック	万が一紛失した場合に、遠隔操作でデバイスをロックできる機能
アプリケーション管理	使用できるアプリケーションを制限することで、セキュリティのリスクを少なくする
セキュリティチェック	不正な操作やマルウェアの検出を自動で行い対応する機能

通信コスト削減のためのモバイルデバイスの活用法

通信コストは、企業の運営を円滑に行うために欠かせない要素となります。高額な支出は企業の負担となってしまうからです。そこで、効率的なデータプランと低コストのモバイルデバイスの活用が重要となります。

ここでは、以下の2つの点について解説します。

通信コストが企業に与える影響
通信コストの削減方法

それぞれ詳しくみていきましょう。

通信コストが企業に与える影響

通信コストは企業の運営において重要な経費となります。とくに現代では、インターネットを利用した業務が増え、スマートフォンやタブレット、Wi-Fiルーターなどのモバイルデバイスの活用が一般的になっています。

業績への影響	通信コストが高額になると、業績にも影響を与え、利益率が低下する可能性がある
業務効率化推進	高い通信コストをかけても、効率化につなげられなければコストパフォーマンスが悪くなる
管理の手間	モバイルデバイスが増加すれば、デバイスごとの通信費用の管理など管理負担が増える

通信コストを削減しつつ、最適な通信環境を提供する方法が求められています。